Anleitung: DSGVO-Dokumentation in 9 Schritten

So richten Sie Ihre Datenschutz-Dokumentation mit DSGVOPro ein — vom ersten Login bis zum prüfungsfähigen PDF.

Überblick 1 · Loslegen (Demo oder Konto) 2 · Organisation anlegen 3 · Verarbeitungsverzeichnis mit dem Assistenten 4 · TOMs prüfen & dokumentieren 5 · Auftragsverarbeiter & AVV 6 · Datenpannen erfassen (72-Stunden-Frist) 7 · Betroffenenanfragen verwalten (30-Tage-Frist) 8 · PDF-Export & Nachweise 9 · Erinnerungen, Audit-Log, Datenexport

Loslegen — Demo oder eigenes Konto

Möchten Sie sich das Tool zuerst ansehen? Öffnen Sie die Live-Demo — eine fertig befüllte Beispiel-Praxis, ganz ohne Anmeldung. Zum echten Start legen Sie unter Registrieren ein kostenloses Konto an (14 Tage gratis, keine Kreditkarte).

Organisation anlegen

Legen Sie unter Organisation Ihre Praxis, Kanzlei oder Ihr Unternehmen an: Name, Anschrift, Ansprechpartner und ggf. Datenschutzbeauftragte(r). Wählen Sie die passende Branche (z. B. Arztpraxis, Kanzlei, Steuerberater).

💡 Sobald Sie eine Branche wählen, füllt DSGVOPro Ihr Verzeichnis automatisch mit passenden Muster-Verarbeitungen und den 28 Standard-TOMs vor — Sie müssen nur noch anpassen statt bei null anzufangen.

Betreuen Sie mehrere Mandanten? Legen Sie einfach mehrere Organisationen an und wechseln oben links zwischen ihnen.

Verarbeitungsverzeichnis mit dem Assistenten Art. 30

Unter VVT — Verarbeitungen führt Sie ein 7-Schritt-Assistent durch jede Verarbeitungstätigkeit: Zweck, Rechtsgrundlage, Datenkategorien, Empfänger, Löschfristen und ein DSFA-Screening Art. 35. Prüfen und ergänzen Sie die vorausgefüllten Vorlagen oder legen Sie neue an.

💡 Das DSFA-Screening wertet 8 Kriterien automatisch aus und sagt Ihnen, ob für eine Verarbeitung eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.

TOMs prüfen & dokumentieren Art. 32

Unter TOMs finden Sie 28 vorkonfigurierte technisch-organisatorische Maßnahmen in 8 Kategorien. Markieren Sie je Maßnahme umgesetzt / teilweise / offen und ergänzen Sie bei Bedarf Notizen. So entsteht Ihr Nachweis der Sicherheit der Verarbeitung.

Auftragsverarbeiter & AVV Art. 28

Tragen Sie unter AVV-Verwaltung alle Dienstleister ein, die für Sie personenbezogene Daten verarbeiten (IT, Hosting, Abrechnung …). DSGVOPro behält im Blick, ob ein AVV vorliegt, ob eine Drittland-Übermittlung stattfindet und wann die nächste Prüfung fällig ist.

Datenpannen erfassen Art. 33/34

Passiert eine Datenpanne, dokumentieren Sie sie unter Datenpannen. DSGVOPro überwacht automatisch die 72-Stunden-Meldefrist an die Aufsichtsbehörde und warnt Sie auf dem Dashboard, solange eine Meldung überfällig ist.

Betroffenenanfragen verwalten Art. 15–22

Auskunfts-, Löschungs- oder Widerspruchsanfragen tragen Sie unter Betroffenenrechte ein. Die 30-Tage-Frist wird automatisch berechnet, der Bearbeitungsstatus ist jederzeit sichtbar.

🔒 Tipp: Nutzen Sie für betroffene Personen nur Kürzel/Pseudonyme — so bleibt das Register selbst datensparsam.

PDF-Export & Nachweise

Unter Export erzeugen Sie mit einem Klick ein druckreifes PDF Ihres kompletten Verarbeitungsverzeichnisses inklusive TOMs — ideal für die Vorlage bei einer Prüfung. Zusätzlich können Sie Ihre Daten als CSV oder als vollständigen JSON-Export herunterladen.

Erinnerungen, Audit-Log & Konto Art. 5 Abs. 2

Aktivieren Sie unter Einstellungen die jährliche Erinnerung zur Überprüfung Ihres Verzeichnisses. Jede Änderung wird im Audit-Log lückenlos protokolliert (Rechenschaftspflicht). Dort verwalten Sie auch Passwort, Abonnement, Datenexport und — falls gewünscht — die Konto-Löschung.

Bereit? Starten Sie mit Ihrer ersten Organisation.

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